Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả thì cần phải xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng rõ ràng, chặt chẽ. Tất cả các bộ phận hay các đơn hàng đều phải được quản lý nghiêm ngặt theo một quy trình nhất định. Bài viết dưới đây của Hỏa tốc 247 sẽ chia sẻ cho bạn cách quản lý đơn hàng siêu hiệu quả mà bạn nên biết.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng là hành động kiểm soát và theo dõi tình trạng của đơn hàng một cách có kỷ luật. Nó sẽ gồm những công đoạn khác nhau như: tiếp nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn hàng hay giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng. Việc này sẽ ảnh hưởng đến nội bộ nhân sự, cơ sở vật chất của doanh nghiệp cũng như các nhà cung ứng hay khách hàng.

Quản lý đơn hàng là như thế nào?

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và hình thức kinh doanh online hay offline để có sự quản lý phù hợp:

• Quản lý trực tiếp: Đây là phương pháp phân chia nhân viên thành các nhóm nhỏ. Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm cho một số đơn hàng của những khách hàng nhất định dưới sự giám sát của trưởng nhóm.
• Quản lý theo chức năng: Là phương pháp phân chia nhân viên theo chức năng tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp.
• Quản lý theo sản phẩm: Kiểm soát và theo dõi nhóm sản phẩm đã được phân loại.
• Quản lý theo vị trí địa lý: Là phương pháp phân chia người tiêu dùng theo khu vực địa lý.

Vai trò của quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin về tầm quan trọng của hoạt động này:

Giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí

Hoạt động này tác động đến mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp sẽ thực hiện việc xử lý đơn hàng kết hợp với bên cung ứng nguyên vật liệu, dịch vụ đóng gói hay đơn vị vận chuyển. Do đó, một quy trình quản lý đơn hàng tối ưu với chức năng tự động hoá là vô cùng cần thiết. Nó sẽ giúp quản lý và kiểm soát tình trạng đơn hàng chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro và chi phí đáng kể.

Giảm thiểu rủi ro cũng như tối ưu chi phí

Cập nhật đơn hàng một cách liền mạch

Hoạt động này cũng tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đối với các doanh nghiệp bán hàng trên nhiều nền tảng khác nhau thì khách hàng luôn mong có được một trải nghiệm liền mạch. Họ muốn được cập nhật liên tục về tình trạng đơn hàng qua email, trang web doanh nghiệp,... Khi gặp vấn đề, họ có thể dễ dàng đổi trả hàng tại kênh bán hàng. Việc này cần đảm bảo tương tự như cửa hàng bán lẻ mà không phải trải qua quá nhiều quy trình. Từ đó sẽ tạo nên sự tiện lợi cho khách hàng cùng với trải nghiệm mua sắm tuyệt vời.

Xem thêm >>> Hỏa tốc 247 - Ứng Dụng Gọi Đồ Ăn Giao Tận Nhà Đáng Tin Cậy

Cập nhật đơn hàng một cách liền mạch

Cách quản lý đơn hàng một cách hiệu quả nhất

Một số cách quản lý đơn hàng hiệu quả mà chưa chắc bạn đã nắm được như sau:

Thống nhất chỉ một quy trình xử lý đơn hàng

Nhiều công ty không chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng. Họ sử dụng nhiều phương pháp quản lý đơn hàng khác nhau cho các kênh bán hàng khác nhau. Việc này lâu dần sẽ dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đối với công ty nhỏ, việc này đã khá là rắc rối. Vậy nếu công ty phát triển và có quy mô lớn hơn thì nó trở nên vô cùng khó nhằn. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng được các quy trình xử lý đơn hàng thống nhất ngay từ đầu.

Tập trung đơn hàng trong một hệ thống

Để tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng, đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều có nhiều kênh bán hàng. Có thể kể đến như: website, sàn thương mại điện tử hay bán trực tiếp tại cửa hàng. Do đó, quy trình quản lý đơn hàng online và offline sẽ trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. 

Tập trung đơn hàng trong một hệ thống

Lúc này, doanh nghiệp cần tích hợp toàn bộ thông tin về đơn hàng của các kênh vào cùng một hệ thống. Đồng thời sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh. Như thế, cán bộ quản lý doanh nghiệp sẽ bao quát được tình trạng hàng hóa và hàng tồn kho hay lượng hàng bán hàng ngày.

Xem thêm >>> Hỏa tốc 247 - Ứng Dụng Gọi Xe Taxi Nhanh Chóng & Tiện Lợi

Tự động hóa quản lý đơn hàng 

Việc sử dụng quá nhiều hoạt động thủ công sẽ tiêu tốn nhiều thời gian làm việc và dễ gây ra sai sót. Và tự động hóa quản lý đơn hàng là phương pháp rất phù hợp trong trường hợp này. Toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ tự động cập nhật lên hệ thống. Điều này sẽ tạo sự hiệu quả trong công việc cho các nhân viên. Đồng thời giúp giảm thiểu sự mệt mỏi do quá tải công việc cho nhân viên vì phải làm thủ công quá nhiều. Việc này cũng giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, giúp người mua nhận được hàng đúng với thời gian dự kiến.

Lời kết

Với những thông tin được Hỏa tốc 247 chia sẻ trong bài viết trên thì quản lý đơn hàng là phương pháp không thể thiếu khi vận hành doanh nghiệp.